Arquivo Nacional promove formação para melhorar conservação e digitalização de documentos

São Miguel, 12 Out (Inforpress) – Mais de 250 pessoas já foram formadas em gestão de documentos de arquivo, no âmbito de uma iniciativa do IANCV para melhorar a organização, conservação e acessibilidade da informação produzida pelas instituições públicas.

A informação foi avançada hoje pelo presidente do Instituto do Arquivo Nacional de Cabo Verde (IANCV), José Maria Borges, à margem da abertura do workshop sobre Gestão de Documentos de Arquivo: Conservação Preventiva e Digitalização, que decorre durante cinco dias no município de São Miguel.

Segundo o responsável, a iniciativa surgiu da necessidade de melhorar a organização dos arquivos públicos, tendo em conta que parte da documentação ainda se encontra desorganizada e que nem sempre são cumpridas as normas legais relativas à gestão documental.

“Há arquivos desorganizados e ainda não temos os arquivos correntes e intermédios organizados e acessíveis para quem deles necessita”, afirmou.

O presidente explicou que a formação pretende capacitar funcionários das câmaras municipais e dos serviços desconcentrados do Estado, para classificar, organizar, preservar e conservar a informação.

A iniciativa abrange diferentes instituições públicas que produzem e geram documentos, com o objectivo de garantir que a informação com valor administrativo, histórico ou de investigação seja preservada. 

De acordo com o dirigente, as acções de capacitação começaram em Novembro do ano passado, em São Vicente, tendo sido posteriormente realizadas noutras ilhas, incluindo Santiago, Sal e Boa Vista. A formação prossegue agora em Santiago Norte, depois de já ter abrangido Santiago Sul.

Relativamente à digitalização, o presidente esclareceu que o IANCV está a trabalhar na conversão para formato digital de documentos históricos existentes nos seus depósitos, um processo que exige cuidados especiais devido à sensibilidade e ao estado de conservação dos materiais.

Paralelamente, decorre a desmaterialização de procedimentos administrativos em diferentes instituições públicas, permitindo que determinados serviços e pedidos sejam realizados por via electrónica.

O responsável reconheceu, contudo, que este processo é gradual e exige normas e procedimentos adequados para assegurar que a informação seja correctamente gerida e que os cidadãos possam aceder aos serviços, tanto presencialmente como à distância.

O presidente considerou que a formação dos funcionários públicos pode contribuir para acelerar este processo, ao reforçar o conhecimento sobre a classificação, a gestão e a preservação da informação, bem como a sua disponibilização para a tomada de decisões, a investigação e a salvaguarda da memória colectiva.

O workshop integra as acções de capacitação promovidas pelo IANCV para reforçar as competências dos profissionais responsáveis pela gestão documental nas instituições públicas.

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